Har du et bevisst forhold til hvordan du bruker tiden din?
Da jeg for mange år siden jobbet i Microsoft klaget jeg til min nærmeste leder om at for mye av arbeidsdagen gikk med på ineffektive møter og statusgjennomganger. Jeg brukte for mye tid på ting som ikke ga resultater. Han fortalte meg da om 80/20-regelen: 20% av det du gjør gir 80% av resultatet. Dette var et subtilt hint om at det var opp til meg selv å bruke tiden på produktive aktiviteter.
Dette var noe som virkelig resonnerte med meg, og jeg sluttet å gå på alle interne møter og kuttet ut en del aktiviteter som jeg visste bidro lite til å skape suksess. Jeg klarte ikke å kutte ut alt, men jeg klarte å frigjøre mye tid som kunne brukes mer fruktbart. Dette førte til at jeg jobbet mye mer målrettet, gjorde ting med høyere kvalitet, og knuste budsjettene mine.
Denne 80/20-regelen kalles ofte for Pareto-prinsippet. Regelen har fått sitt navn etter italieneren Vilfredo Pareto, som i 1906 bemerket at 20 % av Italias befolkning eide 80 % av verdiene. Det viste seg at det er mulig å finne igjen dette forholdstallet på mange områder, både i samfunnet og i livet ellers. Det er ikke et matematisk nøyaktig begrep, men mer et prinsipp om at ting ikke alltid er normalfordelt.
I teorien høres dette veldig forlokkende ut, men hvordan går man frem for å finne ut hva man bør gjøre mer av og hva man kan gjøre mindre av? Her var det et sitat fra George Bernhard Shaw som inspirerte meg:
“A fool-proof method for sculpting an elephant: first, get a huge block of marble; then you chip away everything that doesn’t look like an elephant”.
Det er et morsomt sitat, men samtidig er det kanskje det beste forretningsrådet jeg noen gang har fått. Skal du få til noe som virkelig er bra, må du fjerne så mye som mulig av det som ikke bidrar til suksess. Alle intetsigende møter, unødvendige rutiner og ineffektive arbeidsmetoder. Tenk nøye gjennom hva du gjør, men ha et like gjennomtenkt forhold til de tingene du IKKE gjør.
La meg illustrere med noen eksempler:
Hva er kritisk å få gjøre nå, og hva kan vente til siden?
I Hive Consulting har salgsaktiviteter trumfet alt. De andre delene av bedriften trenger vi kun dersom vi lykkes med salg. Derfor har vi ventet til de andre tingene må på plass før vi har gjort dem. Vi har hele tiden hatt en plan om hvordan ting skal løses, slik at vi har kunnet agere raskt når vi først blir nødt til å gjøre noe med det.
Hvilke av de aktivitetene du gjør er det som virkelig gir resultater? Kan du bruke mer tid på å gjøre slike aktiviteter?
For meg var dette å komme meg enda mer ut og møte kunder. Da var når vi fikk satt oss ned sammen og snakket om deres behov at vi fikk til salg.
Hvilke unødvendige aktiviteter bruker du tid på? Kan du heller allokere den tiden til aktivitetene i forrige punkt?
For meg var dette interne møter. Jeg behøvde ikke være med på alle, og heller bruke mer tid ute hos kundene våre.
Har du aktiviteter som du bruker tid på for at det skal se ut som om du gjør noe nyttig?
For meg var dette reisevirksomhet. Jeg reiste land og strand rundt, og det så ut som jeg var veldig travel. Men dette tok mye tid og var veldig ineffektivt. Jeg kunne bruke en hel dag på en times møte. For å få mer ut av tiden begynte jeg å ta møtene på nett.
Har du oppgaver som gjøres manuelt, som du kan automatisere?