9 tips til bedre personalsamtaler
Medarbeidersamtaler er en svært viktig del av en lederjobb, og vi har brukt mye tid og energi på å finne den rette formen. Mange har nok et anstrengt forhold til denne typen samtaler, som ofte er preget av plikt og standardiserte skjemaer som gir lite nytte.
Skal man få noe gjensidig nytte av slike samtaler, må man ha et bevisst forhold til hvorfor man gjennomfører dem. Hva ønsker man å oppnå? For de aller fleste vil svaret handle om tema som trivsel, psykologisk trygghet, coaching og relasjonsbygging. Hvis dette er ting man ønsker å jobbe med i medarbeidersamtalene, sier det seg selv at man må legge bort skjemaene og øke frekvensen.
For noen år siden laget daglig Leder Kjell, sammen med Tom Erik Frydenlund, følgende konkrete tips til gjennomføring av gode medarbeidersamtaler. De gjelder enda:
Gjennomfør samtalene ofte, ikke bare en gang i året. Gjør det til en vane, ikke en begivenhet. Du bør ha en god 1:1 med hver av dine ansatte minst en gang i måneden. Har du en agenda med møtet, så del den på forhånd, slik at vedkommende kan være forberedt.
Sett av nok tid. Det er utrolig dumt å måtte avbryte når samtalen er på sitt mest interessante, fordi en av dere må haste av gårde til et nytt møte.
Lag en uformell arena. Ikke ta det på kontoret ditt. Finn en kafe eller et annet sted hvor dere kan snakke uforstyrret. Sett dere i kantina eller på et møterom. Gå en tur sammen.
Det er også lov å ta opp telefonen å ringe, ikke alle samtaler må skje “ansikt til ansikt”. Det tar tid å følge opp ansatte som ikke sitter på samme sted som deg, og en samtale på telefon eller nett kan være gull.
Vær en aktiv/engasjert lytter og lytt mest. Bruk energien på å faktisk høre etter i stedet for å tenke på det neste du skal si. Fokus og konsentrasjon, dette er den viktigste arenaen du har til å få innspill og bygge relasjon.
Legg bort skjemaene. Ha heller en plan og vær åpen med den ansatte om målet med samtalen. Still forberedt. Gå bort fra planen hvis det er andre ting som er viktig for medarbeideren. Hvis du MÅ fylle ut et skjema, ta det heller i etterkant.
Oppsøk kritikk og forbedringsforslag. Disse samtalene er ditt beste verktøy for å finne ting bedriften din kan bli bedre på. Kritikken behøver ikke være konstruktiv. Det er din jobb som leder å rydde unna problemer og ting som ikke fungerer.
Be om tilbakemeldinger på ditt eget lederskap. Hva gjør jeg som du liker? Hva gjør jeg som du ikke liker? Hvordan ønsker den ansatte selv å få tilbakemeldinger?
Tør å ta opp vanskelige ting og gi ærlige tilbakemeldinger. Disse samtalene er en flott anledning til å gjøre små justeringer og hjelpe de ansatte til å gjøre en enda bedre jobb.
